Vivimos una época veloz. Al escribir un correo electrónico dedicamos mucho menos tiempo de lo que nos tomaba redactar una carta, la reciente costumbre por lo “instantáneo” que hemos adquirido de los chats se ha venido reflejando en todo tipo de comunicados escritos.

Según Picardi [1], escribir es una operación no de uno. Ya sea que se trate de una nota, un correo electrónico, una carta o un reporte que vayamos a crear, todas las comunicaciones escritas deben de ir a través de los siguientes tres pasos:

Se trata de un proceso de planeación: tener claro el objetivo del comunicado; ejecución: organizar la información y la argumentación en el texto; y ajuste: hacer modificaciones pensando en el lector. En eso es en lo que se resumen los tres pasos que acabamos de ver. La clara ejecución de cada uno de estos tres pasos no es común y se pueden encontrar casos en los que se prescinde de uno o dos pasos de estos, como veremos a continuación.

Se presenta cuando por ejemplo, ante la tarea de escribir un correo electrónico, lo primero que hacemos es colocarnos en frente de un computador y escribirlo y enviarlo sin revisar absolutamente nada. Si bien, es imposible no pensar, lo que pasa aquí es que como paso claramente definido no existe, es decir, llegamos a la etapa de la ejecución pasando por alto la planeación; lo más probable es que nos tome más tiempo escribir así. Además, el hecho de no hacer ajustes a la escritura, ponernos en el lugar del lector que recibirá el escrito, influirá en la importancia que le dará el lector a dicho comunicado.

Pensar es planear y dicha planeación puede llegar hasta un esquema somero o borrador del escrito. En este caso la escritura será un proceso fluido y tendrá mayor certeza y precisión. Sin embargo, si falta el último paso, faltará efectividad del mensaje y todavía habrá por mejorar.

Sin planeación, si somos responsables, tendremos que reescribir mucho, para poder mitigar la falta de planeación, lo que hará que el proceso tome más tiempo del normal con una planeación, lo que restaría eficiencia a nuestra tarea de escribir.

Recuerdo frescamente un planteamiento de Luis Rogelio Tobón Franco, profesor de la Facultad de Comunicaciones de la Universidad de Antioquia: «El proceso de escribir sigue tres etapas: la obra negra, la obra gris y la obra blanca». Una analogía a la construcción y una aparente coincidencia con lo que plantea Picardi con sus tres pasos, lo que nos muestra que pueden variar los pasos entre diversos autores, pero esencialmente se conservará el método.

Para sintetizar dejamos la siguiente tabla:

Y para concluir, qué mejor que unas buenas preguntas: ¿Has considerado estos o algunos pasos antes? ¿Cuál de ellos olvidas frecuentemente? ¿Cómo abordarás tus próximas comunicaciones escritas?

[1] Picardi, R.P.; Skills of workplace communication: a handbook for T&D specialists and their organizations; Quorum Books, 2001.